4. PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

4.1. Pendekatan Sistem 

Masalah yang ditemukan dalam sebuah organisasi saat ini semakin kompleks dan membutuhkan pemecahan masalah yang tepat. Mulai dari masalah yang sederhana hingga yang kompleks, semua harus diselesaikan secara tepat. Namun, dalam pelaksanaannya memecahkan masalah bukanlah sebuah perkara mudah. Dalam hal ini teknologi melalui sebuah sistem yang dirancang manusia dapat memberikan alternatif pemecahan masalah yang tepat dan cepat. Hal ini dapat dilakukan dengan 3 usaha pendekatan sistematis yaitu :

I. Persiapan

Manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan.

II. Definisi

Manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian sistem menurut suatu urutan tertentu.

III.Solusi

Manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasi, memilih yang terbaik, menerapkannya dan membuat tindak lanjut utk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.

PEMBAHASAN

1. Pemahaman Dasar Pemecahan Masalah dan Pembuatan Keputusan

·         Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa.

·         Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya

·         Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.

·         Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tsb.

·         Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan

·         Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternative

Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala

a.    Kendala intern dapat berupa SD yg terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yg kurang memenuhi syarat, dll.

b.    Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

2.  Tahapan Pemecahan Masalah dengan Pendekatan Sistem

a.    Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi system

b.    Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya

c.    Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

·         Usaha persiapan
3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

·         Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya utk mencari solusi (pemahaman masalah)
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu

·         Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

3.  Faktor Manusia yang Memengaruhi Pemecahan Masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

a.    Merasakan masalah (problem solving styles)
Manajer dpt dibagi dlm 3 kategori dasar dlm hal gaya merasakan masalah mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

b.    Penghindar masalah (problem avoider)

Manajer mengambil sikap positifØ & menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.

c.    Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalahØ juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

d.    Pencari masalah (problem seeker)

Manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya. Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)
Manajer dpt menunjukkan salah satu dari 2 gaya mengumpulkan informasi atau sikap thd total volume informasi yg tersedia :

Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikutiØ management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

 Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihatü semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

e.    Menggunakan informasi (information-using styles)
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

f.    Gaya sistematik (systematic style)

Mmanajer memberi perhatian khususÈ untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

g.    Gaya intuitif (intuitive style)

Manajer tidak lebih menyukai suatuÈ metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

KESIMPULAN

Pemecahan masalah secara sistematis adalah sebuah proses logis yang didukung oleh fakta dan bukti yang ada. Sebelum seseorang memecahkan masalah, sebaiknya kita mengetahui apa penyebab dan mengenali sebuah masalah, atau dengan kata lain kita membutuhkan analisa masalah tersebut secara mendalam. Hal yang harus dilakukan selanjutnya adalah menganalisi solusi yang terbaik dan mengambil keputusan.
Sumber:

http://radityakurnianto.wordpress.com/2012/11/16/bab-iv-pendekatan-sistem-dalam-memecahkan-masalah-dan-membuat-keputusan/

http://ichasdiaries.blogspot.com/2012/12/pendekatan-sistem-dalam-memecahkan.html

3. MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

A. PENDAHULUAN

Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwjudan manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut.

B. PEMBAHASAN

3.1 Model Sistem Umum Peusahaan

• Pengertian model

Model adalah rencana, representasi, atau deskripsi yang menjelaskan suatu objek, sistem, atau konsep, yang seringkali berupa penyederhanaan atau idealisasi. Bentuknya dapat berupa model fisik (maket, bentuk prototipe), model citra (gambar rancangan, citra computer)

Terdapat empat jenis model diantaranya :

1.     Model Fisik
Adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik berukuran lebih kecil dari aslinya dan biasanya yang digunakan dalam dunia bisnis berupa prototype model baru. Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.

2.    Model Naratif
Adalah penggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling popular dan paling sering digunakan oleh pihak manajemen.

3.    Model Grafik

Adalah model yang mewakili entitasnya dengan menggunakan garis, simbol & bentuk dengan sedikit penjelasan naratif. Misalnya laporan keuangan ditambah dengan grafik berwarna untuk meperjelas, flowchart, DFD dalam pembuatan database

4.    Model Matematis

Adalah model yang disajikan dengan rumus matematika atau persamaan. Misalkan dalam perhitungan BEP (Break even point) menggunakan rumus BEP = TFC / P – C. keterangannya (BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cost). Model ini seringkali digunakan manajemen untuk kegiatan bisnis, atau untuk prediksi, analisis dll. Karena model ini merupakan model dengan ketelitian tinggi, namun seringkali model ini juga tidak disukai karena disajikan dengan rumit. Sesuai dengan tingkat keperluannya saja maka model ini digunakan.

Terdapat tiga kegunaan model diantaranya :

1.   Mempermudah Pengertian
Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana.

2.  Mempermudah Komunikasi
Suatu model digunakan karena pada umumnya setelah pemecahan masalah manajer akan mengkomunikasikan baik hasil maupun keputusan kepada pihak-pihak yang terhubung, maka model system sangat dugunakan agar mempermudah jalur komunikasinya.

3.  Memperkirakan Masa Depan
Khususnya dalam model matematika, model ini dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan,namun tidak seratus persen akurat. Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan atas berbagai asumsi, manajer juga harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.

• Konsep Dasar Model Sistem Umum Perusahaan

Konsep Dasar Model menggunakan Sistem Konseptual, yakni sebagai system terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri,sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari system ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian  kembali ke system. Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja system dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.

Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan,yang menggunakan dimensi Informasi:

1.   Relevansi, informasi yangharus berkaitan langsung dengan masalah yang di hadapi.

2.    Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian disitu juga nilai yang akan di dapatsemakin baik

3.  Kelengkapan, informasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari suatu masalah yang sangat dibutuhkan.

• Penggunaan Model Sistem Umum

Model system umum adalah pendekatan yang dilakukan berdasarkan penggunaan komputer dalam bisnis, mencakup hal semua sistem informasi di segala jenis organisasi, dan sarana yang digunakan.
Model system umum terdiri dari system fisik dan sistem konseptual.

1.     System fisik
System fisik merupakan system yang terbuka yang berhubungan dengan lingkunganya, sering diibaratkan perusahaan mengubah sumberdaya (input) menjadi produk (output).

2.    System konseptual
System konseptual adalah sebagian sistem terbuka yang dapat mengendalikan operasinya sendiri. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut dinamakan lingkaran umpan balik, lingkaran ini menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan sebaliknya.
Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.
System lingkaran tersebut dibedakan menjadi 2 jenis yakni system lingkaran terbuka dan system lingkaran tertutup.
Sistem Lingkaran Terbuka adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian. Perusahaan bisnis yang menggunakan konsep ini hanya sedikit. Perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanise pengendaliannya tidak bekerja sebagaimana mestinya. Perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk mengendalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem (kebangkrutan). Sedangkan Sistem Lingkaran Tertutup adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem tersebut dapat mengendalikan output-nya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada input-nya.

Penggunaan Model Sistem Umum dalam contohnya seperti pasar swalayan

Arus Material: barang-barang yang akan dijual.

Arus Personil : Manajer took,pegawai gudang,kasir.

Arus Uang: Pemasukan yang disediakan oleh pembeli dan Pengeluaran kepada pemasok,pegawai dan pemilik.

Sumber daya mesin : Lemari pendingin,kotak peraga,rak-rak,dan computer.

Proses transformasi: Pembungkusan Barang,mengatur barang di rak.

Elemen manajemen system konseptual: Manajer Toko dan asisten.

Pengolah informasi: Komputer dan pembaca beserta kasir.

Selain itu model umum system juga bisa di temukan di Lembaga Bantuan Hukum

KESIMPULAN

Model system umum dari perusahaan dapat digunakan untuk memahami susunan system fisik perusahaan maupun system konsep, dan cara mereka berhubungan. Terdapat 4 model system umum perusahaan yaitu; model fisik, naratif, grafik, dan matematis. Pembuatan model bertujuan untuk memecahkan masalah dalam perusahaan, mempermudah komunikasi, dan meperkirakan masa depan perusahaan. penggunaan model banyak ditemukan di pasar swalayan dan Lembaga Bantuan Hukum.

sumber :

http://deryfirmansyah09.blogspot.com

http://thiefheartwomen.blogspot.com

http://ajengrahmap.wordpress.com/2012/10/20/model-sistem-umum-perusahaan/