4.3 FORMULIR ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN PADA SIKLUS PENGELUARAN

Dokumen Yang Biasa Digunakan dalam Transaksi Siklus Pengeluaran:

1. Check, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada bank.
2. Check Summary, yaitu laporan tentang ringkasan check yang telah dikeluarkan dalam suatu periode.
3. Cash Disbursement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran cek untuk penjual atau pihak lain yang digunakan untuk memasukkan ke dalam rekening utang dagang dan buku besar.
   
4. Cash Disbusement Juornal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap pengeluaran cek untuk pihak lain.
   

https://www.scribd.com/doc/113568658/Auditing-Siklus-Pengeluaran

https://rosyarachmania.wordpress.com/2015/01/26/4-3-formulir-atau-dokumen-yang-digunakan-pada-siklus-pengeluaran/

 

4.2 BAGIAN YANG TERKAIT DAN FUNGSI PADA SIKLUS PENGELUARAN

A. Fungsi yang terkait dengan proses pembelian

1. Gudang/Bagian Lain
   Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bagian penerimaan, kemudian bagian gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bagian pembelian.
2. Pembelian
   Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bagian penerimaan dan bagian hutang dagang.
3. Penerimaan
   Bagian penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bagian penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bagian gudang untuk meminta  persetujuannya.
4. Hutang Dagang
   Bagian hutang dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan ke dalam jurnal dan buku besar.
5. Kasir/Pembayaran
   Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bagian hutang dagang, bagian kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

B. Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
   Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi  pencatatan  utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan
2. Fungsi pencatatan utang
   Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3. Fungsi keuangan
   Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur
4. Fungsi akuntansi biaya
   Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
5. Fungsi akuntansi umum
   Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
6. Fungsi audit intern
   Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
7. Fungsi penerimaan kas

https://rosyarachmania.wordpress.com/2015/01/26/4-2-bagian-yang-terkait-dan-fungsi-pada-siklus-pengeluaran/

http://rooswhan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/2895/SIKLUS+PENGELUARAN.doc

https://www.scribd.com/doc/113568658/Auditing-Siklus-Pengeluaran

4.1 DEFINISI SIKLUS PENGELUARAN

A. Definisi Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan informasi yang berhubungan dengan:

• Pembelian barang dan jasa dari para pemasok (supplier)
• Pengeluaran kas untuk membayar utang

Menurut Marshall B Roomney siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Diagram Konteks Siklus Pengeluaran

 B. Tujuan Siklus Pengeluaran

• Meminimalkan biaya
• Memperoleh dan memelihara persediaan
• Memperoleh dan memelihara perlengkapan dan berbagai layanan yang dibutuhkan perusahaan

C. Tiga Fungsi Dasar SIA dalam Siklus Pengeluaran

• Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis
• Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan
• Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi

 D. Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

• Memesan barang, perlengkapan dan layanan
• Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan layanan
• Membayar barang, perlengkapan dan layanan

 => Informasi mengalir ke dalam siklus pengeluaran dari siklus lain yaitu:

• Siklus pendapatan, siklus produksi, gudang persediaan, dan berbagai departemen menyediakan informasi tentang kebutuhan barang dan bahan baku.

=> Informasi juga mengalir dari siklus pengeluaran:

• Ketika barang dan bahan baku datang, siklus pengeluaran memberikan informasi ke pihak-pihak yang memerlukan.
• Informasi juga diberikan kepada siklus buku besar dan pelaporan untuk penyusunan laporan internal dan laporan eksternal.

 https://rosyarachmania.wordpress.com/2015/01/26/4-1-definisi-siklus-pengeluaran/

http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Diana%20Rahmawati,%20M.Si./SIA%20Bab%2012.pdf  

http://sigitpamungkas.com/wp-content/uploads/2012/03/Week-7-Seminar-1-Siklus-Pengeluaran.pdf

3.4 Aplikasi Flowchart Siklus Pendapatan

APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN
Pemrosesan Order Penjualan

Diagram Aliran Data: Sistem Aplikasi Order Penjualan

KET.
PD = Piutang Dagang BB = Buku Besar

PNGHN = Penagihan OP = Order Penjualan
PGRMN = Pengiriman CUSTM = Pelanggan

KUNCI ARUS DATA
1. Order 8 . Pengiriman
2. Order Penjualan 9 . Nota Pengiriman
3. Order Penj. di ACC 10. Faktur
4. Order Pengiriman 11. Memo Pemindahbuku
5. Slip Pengepakan 12. Voucher Jurnal
6. Memo Penagihan 13. Pengendalian Total
7. Nota Pengiriman

Pada diagram aliran data (DFD) sistem aplikasi order penjualan memuat prosedur-prosedur yang tercakup dalam penerimaan dan pengiriman order pelanggan dan dalam menyajikan faktur-faktur yang menguraikan produk, pelayanan dan penilaian.
Sistem Piutang dagang
Piutang dagang adalah sejumlah nilai yang menjadi hak perusahaan sebagai akibat dari timbulnya transaksi penjualan secara kredit. Terdapat 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang yaitu
a. Pemrosesan akun terbuka: dibuatkan catatan terpisah untuk setiap faktur pelanggan. Pada saat nota pengiriman uang diterima, dicocokkan ke faktur-faktur yang belum dilunasi.
b. Pemrosesan saldo: nota-nota pelanggan dbebankan ke saldo total piutang pelanggan dan bukan ke faktur-faktur pelanggan.

Pengolahan piutang dagang merupakan hal yang sangat kompleks dalam suatu perusahaan. Perusahaan bidang keuangan skala besar baik itu asuransi atau perbankan dapat memiliki rekening piutang terpisah yang sangat besar jumlahnya. Terkadang timbul kendala permrosesan dalam hal waktu, sehingga tidak jarang perusahaan menggunakan kebijakan rencana penagihan bersiklus cycling billing plan), dimana arsip piutang dagang dipisahkan baik itu secara alfabet atau nomor rekening. Penagihan piutang dilakukan secara bertahap, misalnya dalam 1 bulan terbagi menjadi 3 atau 4 periode penagihan. Sehingga kebijakan ini secara tidak langsung juga
mempengaruhi lancarnya arus kas masuk perusahaan. Karena biasanya pelanggan akan segera membayar hutang tidak lama setelah menerima surat tagihan dari perusahaan.

Arus Transaksi dalam Piutang Dagang
a. Penerimaan Kas 
b. Penagihan
c. Piutang Dagang
d. Kredit
e. Buku Besar

Retur dan Potongan Penjualan
Rekening ini timbul apabila terdapat retur atau pengembalian barang yang telah dijual. Hal ini disebabkan diantaranya adalah kerusakan barang, penyusutan jumlah, kekeliruan pencatatan, dsb. Jumlah barang yang diretur atau dikembalikan akan mengurangi jumlah
transaksi yang terjadi. Jumlah potongan atau pengurangan dinegosiasikan antara pelanggan dengan tenaga penjual dan harus ditelaah dan disahkan oleh pihak yang independen, misalnya departemen kredit.
Penghapusan Piutang dagang
Fokus utama dari piutang yang dihapuskan adalah piutang yang sudah jatuh tempo dan benar-benar sudah tidak dapat ditagih. Cara lain yang mungkin bisa dilakukan agar penghapusan piutang tidak terjadi misalnya adalah dengan surat peringatan, surat tindak lanjut atau agen
penagihan.

Sumber :

http://fajarnurhapiz.blogspot.com/2012/11/aplikasi-siklus-pendapatan-pengeluaran.html

http://ungeungeungeee.blogspot.com/2014/12/aplikasi-flowchart-siklus-pendapatan.html

3.3 Formulir (dokumen) yang Digunakan dan Deskripsinya

Document (Formulir) yang Digunakan dan Deskripsinya

Dokumen (Formulir)

Perusahaan yang masih menyelenggarakan sistemnya secara manual, dokumen sumbernya adalah:

- Formulir pesanan penjualan (sales order). Formulir pesanan penjualan juga dapat dijadikan dokumen pengiriman, karena memang dapat dipakai sebagai otorisasi untuk mengirim barang. Bahkan menjadi dokumen penagihan. Contoh gambar :

- Formulir permintaan barang (sales order). dibuat oleh bagian penjualan, meminta bagian gudang untuk mengeluarkaan barang. Contoh gambar :

- Daftar pengiriman barang (packing list). Dokumen ini menyertai barang yang dikirim.

- Dokuemen pengangkutan (bill of lading).Dokumen ini merupakan bukti pengiriman barang melalui pihak ketiga (biro pengangkutan barang)

- Pemberitahuan pengiriman barang. Untuk memberi layanan yang baik, perusahaan seringkali memberitahu pembelian barang telah dikirim.

- Faktur penjualan (invoice),merupakan dokumen yang sangat penting dalam siklus pendapatan, karena berisi sejumlah uang yang akan diterima.

- Bukti pembayaran. adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli

- Slip deposit (bukti setor), merupakan bukti penyetoran uang ke bank.

- Formulir pesanan susulan (Back order). Formulir ini dibuat bila barang yang dipesan oleh pembeli tidak semuanya bisa dipenuhi oleh perusahaan.

- Cash Register yang dihasilkan oleh mesin register digunakan sebagai bukti penjualan kas.

- Memo Kredit, diperlukan untuk menerima kembali barang dagangan yang dikembalikan sesuai kesepakatan.

- Memo debet, diperlukan jika terjadi kelebihan barang yang dikirim, disepakati untuk dibayar.

Sumber :

http://razzone-azhari.blogspot.com/2014/12/33-document-formulir-yang-digunakan-dan.html

http://ungeungeungeee.blogspot.com/2014/12/formulir-dokumen-yang-digunakan-dan.html

3.2 Bagian dan Tugas Siklus Pendapatan

Bagian dan Tugas (Aktivitas) Beserta Fungsi Siklus Pendapatan

Empat dasar siklus pendapatan pada aktivitas bisnis :

– Sales order entry (penjualan order entry)

– Shipping (pengiriman)

– Billing and accounts receivable (penagihan dan piutang)

– Cash collections (koleksi kas)

a.      Entri pesanan penjualan / sales order entry

Siklus pendapatan dimulai dari penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departemen bagian pesanan penjualan, melakukan proses memasukkan pesanan penjualan. Dokumen yang dibuat dalam proses memasukkan pesanan penjualan (sales order). Proses memasukan pesanan penjualan mencakup tiga tahap :

-          Menerima order pelanggan

-           Memeriksa kemudian persetujuan kredit pelanggan

-          Memeriksa ketersediaan persediaan

-          Menjawab permintaan pelanggan

b.      Pengiriman barang / shipping

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang dinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap :

-          Mengambil dan mengepak pesanan

-          Mengiri pesanan tersebut beserta dokumen pengiriman (surat jalan).

Departemen bagian perdagangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.

c.       Penagihan dan piutang usaha / billing

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihara data piutang usaha. Serta pemrosesan informasi dan peringkasan informasi dari aktivitas pemrosesan order dan pengiriman barang. Informasi berasal dari departemen pengiriman (jenis dan kuantitas barang yang dikirim) dan departemen penjualan (harga penjualan). Prosesnya :

*Penagihan ke para pelanggan

Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan.

*Pemeliharaan data piutang usaha

Dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha : Metode faktur terbuka: pelanggan membayar sesuai jumlah setiap faktur penjualan dan Metode pembayaran gabungan: pelanggan membayar sesuai jumlah yang diperlihatkan laporan bulanan.

*Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan

d.      Penagihan kas / cash collection

Langkah terakhir dari siklus pendapatan adalah menerima pembayaran. Yang melakukan aktivitas ini adalah kasir. Prosesnya :

-          Menangani kiriman uang pelanggan

-          Menyimpannya ke bank

Tujuan (Fungsi) siklus pendapatan :

1.      Mencatat order penjualan dengan cepat & akurat.

2.      Memeriksa kelayakan kredit pelanggan.

3.      Mengirimkan produk atau jasa sesuai hari yang ditentukan.

4.      Melakukan penagihan dengan tepat waktu dan akurat.

5.      Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas dengan cepat dan akurat.

6.      Posting penjualan dan penerimaan kas pada buku pembantu piutang yang sesuai.

7.      Mengamankan produk sampai barang dikirim.

8.      Mengamankan kas sampai didepositokan.

Sumber :

http://razzone-azhari.blogspot.com/2014/12/32-bagian-dan-tugas-aktivitas-beserta.html

http://ungeungeungeee.blogspot.com/2014/12/bagian-dan-tugas-siklus-pendapatan.html

3.1 Definisi Siklus Pendapatan

 Siklus Pendapatan

      Pengertian Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualanotorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai denganpenerimaan kas.

     -     Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

        Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :

1.      Penerimaan pesanan dari para pelanggan

-           Mengambil pesanan pelanggan

-           Persetujuan kredit

-          Memeriksa ketersediaan persediaan

-          Menjawab permintaan pelanggan

2.      Pengiriman barang

-          Ambil dan pak pesanan

-          Kirim pesanan

3.      Penagihan dan piutang usaha

-          Penagihan

-          Pemeliharaan data piutang usaha

-          Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan

4.      Penagihan kas

-          Menangani kiriman uang pelanggan

-          Menyimpannya ke bank

         Tujuan Siklus Pendapatan

 Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

 Tujuan – tujuan lain :

o   Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar

o   Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi)

o   Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat

o   Semua transaksi dicatat dengan akurat

o   Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian

o   Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

sumber :

http://siaaprecia.blogspot.com/2012/04/1-siklus-pendapatan.html

http://ungeungeungeee.blogspot.com/2014/12/definisi-siklus-pendapatan.html