4.6. JUST IN TIME (JIT)

Just In Time (JIT) adalah suatu sistem produksi yang dirancang untuk mendapatkan kualitas, menekan biaya, dan mencapai waktu penyerahan seefisien mungkin dengan menghapus seluruh jenis pemborosan yang terdapat dalam proses produksi sehingga perusahaan mampu menyerahkan produknya (baik barang maupun jasa) sesuai kehendak konsumen tepat waktu.  Untuk mencapai sasaran dari sistem ini, perusahaan memproduksi hanya sebanyak jumlah yang dibutuhkan/diminta konsumen dan pada saat dibutuhkan sehingga dapat mengurangi biaya pemeliharaan maupun menekan kemungkinan kerusakan atau kerugian akibat menimbun barang.

JIT adalah suatu filosofi yang dikembangkan oleh Taiichi Ohno yang diterapkan dalam sistem produksi Toyota Motor Company di Jepang yang menekankan pemborosan dan segala sesuatu yang tidak memberi nilai tambah dengan menyediakan sumber daya pada tempat dan waktu yang tepat. Filosofi meliputi suatu penekanan atas pengurangan biaya setup, small lotsizes, sistem tarik, level produksi, dan penghapusan waste. 

JIT adalah suatu filosofi manajemen yang bekerja keras untuk menghapuskan barang sisa pabrikasi dengan melakukan produksi pada tempat dan waktu yang tepat. Barang sisa diakibatkan oleh manapun aktivitas yang menambahkan biaya tanpa menambahkan nilai, seperti perpindahan dan menyimpan. Sistem JIT ini akan mengakibatkan persediaan lebih sedikit, jumlah pekerja lebih sedikit, dan biaya produksi yang lebih rendah serta produk dapat diserahkan ke pelanggan tepat waktu. Terdapat tiga prinsip utama just in time dalam pengendalian kualitas, yaitu output yang bebas cacat adalah lebih penting daripada output itu sendiri, segala kesalahan dan kerusakan dapat dicegah, dan tindakan pencegahan adalah lebih murah daripada pekerjaan mengulang. 

Roger G. Schroeder, mendefinisikan tujuan sistem just in time adalah memperbaiki laba dan hasil investasi melalui pengurangan biaya, penurunan sediaan, dan perbaikan mutu. Sarana untuk mencapai tujuan ini adalah menghilangkan pemborosan dan melibatkan para pekerja di dalam proses produksi yang dilakukan dalam JIT adalah pengurangan kesia-siaan dan pengurangan variabilitas.

1. Pengurangan Kesia-siaan

Kesia-siaan dalam proses produksi barang maupun jasa adalah pemberian penjelasan mengenai sesuatu yang tidak menambah nilai produk, baik yang disimpan, diperiksa, terlambah diproduksi, mengantre maupun yang rusak. Lebih jauh lagi, setiap kegiatan yang menurut konsumen tidak menambah nilai produk merupakan suatu kesia-siaan. JIT mempercepat proses produksi sehingga memungkinkan penghantaran produk kepada konsumen lebih cepat dan persediaan dalam prosespun menurun jumlahnya, sehingga memungkinkan pemanfaatan yang lebih produktif pada asset yang sebelumnya disimpan dalam persediaan.

2. Pengurangan Variabilitas

Menurut konsep JIT, untuk menjalankan pergerakan bahan baku maka manajer mengurangi variabilitas yang disebabkan factor internal maupun eksternal.Variabilitas adalah setiap penyimpangan dari proses optimal yang mengantarkan produk sempurna tepat waktu setiap saat. Semakin kecil variabilitas semakin kecil pula kesia-siaan yang terjadi. Kebanyakan, terjadinya variabilitas timbul karena perusahaan mentolerir kesia-siaan, atau karena manajemen yang jelek, yang diantaranya dapat dirinci sebagai berikut:

1. Karyawan, fasilitas dan pemasok memproduksi unit-unit produk yang tidak sesuai dengan standar, terlambat atau jumlah tidak sesuai.
2. Engineering drawing atau spesifikasi tidak akurat.
3. Bagian produksi mencoba memproduksi sebelum spesifikasi lengkap.
4. Permintaan konsumen tidak diketahui.

Walaupun ada beberapa penyebab variabilitas, seringkali variabilitas tidak terlihat karena persediaan menyembunyikan masalah. Oleh karena itu konsep JIT diperlukan.
Oleh karena itu konsep yang mendasari JIT adalah system “tarik” yaitu memproduksi satu unit lalu ditarik ke tempat yang memerlukannya pada saat diperlukan.

Banyak perusahaan masih menggerakkan bahan baku melalui fasilitas dengan cara “dorong” yaitu pesanan ditumpuk di departemen pemrosesan agar dapat dikerjakan pada setiap ada kesempatan. Jadi bahan baku didorong ke stasiun kerja hulu tanpa memandang persediaan sumber daya. Sistem tarik dan dorong merupakan antitesis dari konsep JIT.

FAKTOR KUNCI SUKSES DALAM JUST IN TIME

Dengan memperhatikan ilustrasi berupa penjelasan konsep JIT menunjang tercapainya Keunggulan kompetitif maka dapat disimpulkan bahwa factor kesuksesan JIT yaitu:

1. Suppliers

Hal-hal yang harus diperhatikan adalah: Kedatangan material dan produk akhir termasuk kesia-siaan, Pembeli dan pemasok membentuk kemitraan, Kemitraan JIT mengeliminir (Kegiatan yang tidak penting, Persediaan dalam perjalanan, Pemasok yang jelek)
2. Layout

Tata letak memungkinkan pengurangan kesia-siaan yang lain, yaitu pergerakan. Misalnya pergerakan bahan baku maupun manusia menjadi fleksibel. JIT mempersyaratkan: a. Sel kerja untuk product family. b. Pergerakan atau perubahan mesin. c. Jarak yang pendek. d. Tempat yang kecil untuk persediaan. e. Pengiriman langsung ke area kerja.

3. Inventory

Persediaan dalam system produksi dan distribusi sering dadakan untuk berjaga-jaga. Tehnik persediaan yang efektif memerlukan Just In Time bukan Just In Case. Persediaan Just In Time merupakan persediaan minimal yang diperlukan untuk mempertahankan operasi system yang sempurna yaitu jumlah yang tepat tiba pada saat yang diperlukan bukan sebelum atau sesudah.

4. Schedulling

Jadwal yang efektif dikomunikasikan di dalam organisasi dan kepada pemasok, maka akan sangat mendukung penerapan JIT. Penjadwalan yang lebih baik juga meningkatkan kemampuan untuk memenuhi pesanan konsumen., menurunkan persediaan dan mengurangi barang dalam proses. JIT mensyaratkan: a. Mengkomunikasikan penjadwakan kepada supplier. b. Jadwal bertingkat. c. Menekankan bagian dari skedul paling dekat dengan jatuh tempo. d. lot kecil. e. Tehnik Kanban.

5. Preventive Maintenance

Pemeliharaan dilakukan dalam rangka untuk menjaga hal-hal yang diinginkan supaya tidak terjadi atau tindakan pencegahan. Misalnya dengan cara pemeliharaan rutin pada fasilitas yang digunaka, maupun pelatihan karyawan secara terus-menerus agar dapat beradaptasi dengan perubahan yang terjadi.

Sumber : 

http://rosmalindaamaliah.blogspot.com/2015/01/46-just-in-time-jit.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Just_In_Time_%28JIT%29

http://sisman-annisa.blogspot.com/

4.5. MRP (Material Requirement Planning)

MRP (Material Requirement Planning) adalah suatu metode untuk menentukan apa, kapan dan berapa jumlah komponen dan material yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan dari suatu perencanaan produksi.

Input untuk MRP

1.      Master production schedule (MPS)

MPS adalah pembuatan jadwal secara terperinci tentang material atau komponen yang harus tersedia untuk membuat suatu produk.

2.      BOM (Bill Of Material), adalah sebuah daftar jumlah komponen, campuran bahan, dan bahan baku yang diperlukan untuk membuat suatu produk.

3.      Ketersediaan Persediaan. Berbagai pengetahuan mengenai apa yang ada dalam persediaan merupakan hasil dari manajemen persediaan yang baik,

4.      Order pembelian yang sudah jatuh waktu. Pada saat pesanan pembelian dibuat, catatan mengenai pesanan-pesanan itu dan tanggal pengiriman terjadwal harus tersedia di bagian produksi sehingga pelaksanaan MRP dapat efektif.

5.      Lead times, berapa lama waktu untuk mendapatkan komponen.

Output MRP

Keluaran MRP adalah informasi yang dapat dgunakan untuk melakukan pengendalian produksi. Keluaran pertama berupa rencana pemesanan yang disusun berdasarkan waktu ancang dari setiap komponen / item. Dengan adanya rencana pemesanan, maka kebutuhan bahan pada tingkat yang lebih rendah dapat diketahui. Selain itu proyeksi kebutuhan kapasitas juga akan diketahui, yang selanjutnya akan memberikan revisi atas perencanaan kapasitas yang dilakukan pada tahap sebelumnya.

Pada metode MRP terdapat beberapa hal yang mendasar, yaitu :

1.      Permintaan material bersifat tergantung (dependent)

2.      Filosofi pemesanan sesuai permintaan

3.      Ramalan/perkiraan berdasarkan Master Prouction Schedule

4.      Konsep pengawasan meliputi semua item

5.      Lot sizing bersifat beragam

6.      Memenuhi kebutuhan produksi

7.      Tipe persediaan adalah bahan mentah atau setengah jadi

Keuntungan MRP

1. Investasi persediaan dapat ditekan serendah mungkin

2. Perencanaan dapat dilakukan secara detail dan dapat berubah sesuai keadaan

3. Penyediaan data untuk masa mendatang dengan basis tiap item

4. Pengontrolan persediaan dapat dilakukan setiap saat

5. Jumlah pemesanan berdasarkan kebutuhan

6. Fokus pada waktu kebutuhan material

MRP II (Manufacturing Resources Planning) - Merupakan suatu sistem informasi terintegrasi yang mengkoordinasikan pemasaran, manufacturing, pembelian dan rekayasa melalui pengadopsian rencana produksi serta melalui penggunaan satu data base terintegrasi guna merencanakan dan memperbaharui aktivitas dalam sistem industri modern secara keseluruhan.

Sistem MRP II mencakup dan mengintegrasikan semua aspek bisnis dari persuahaan industri manufaktur, sejak perencanaan strategik bisnis pada tingkat manajemen puncak sampai perencanaan dan pengendalian terperinci pada tingkat manajemen menengah dan supervisor, kemudian memberikan umpan balik kepada tingkat manajerial diatasnya. dimulai dari peramalan permintaan dan diaplikasikan ke perencanaan strategik bisnis.

Perencanaan strategik bisnis mengendalikan keputusan manufacturing terutama yang terkait dengan manajemen produksi dan inventori. Didalam melakukan perencanaan produksi dan inventori perusahaan industri modern melakukan langkah-langkah utama, yaitu mengumpulkan data yang relevan dengan perencanaan produksi, mengembangkan data tersebut, menentukan kapasitas produksi dan melakukan partnership meeting yang terutama membicarakan isu-isu penting/khusus.

Dari rencana produksi, yang mengacu kepada rencana permintaan dibuat rencana kebutuhan sumber daya, yang implementasinya tertuang dalam Penjadwalan Produksi Induk (Master Production Scheduling - MPS).

Aktivitas yang dilakukan dalam MPS seperti menyediakan atau memberikan input utama kepada sistem perencanaan kebutuhan material dan kapasitas, merupakan perencana prioritas bagi industri modern dalam perencana kebutuhan material, karena dalam mendesain MPS faktor-faktor lingkungan manufacturing, struktur produk (BOM) horizon perencanaan, waktu tunggu produk dan produk time fences, ikut menentukan proses penyusunannya, sehingga format tampilan MPS, merupakan masukan bagi penyusunan MRP.

MRP II merupakan perluasan dari MRP dan merupakan perencanaan seluruh resources yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan.

Variasinya meliputi :

• Service Requirements Planning (SRP)
• Business Requirements Planning (BRP)
• Distribution Requirements Planning (DRP)

Sumber :

http://sisman-annisa.blogspot.com/

4.4 METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)

Metode Economic Order Quantity (EOQ) adalah salah satu metode dalam manajemen persediaan yang klasik dan sederhana. Perumusan metode EOQ pertama kali ditemukan oleh FW Harris pada tahun 1915, tetapi metode ini sering disebut EOQ Wilson Karena metode ini dikembangkan oleh seorang peneliti bernama Wilson pada tahun 1934. Metode ini digunakan untuk menghitung minimalisasi total biaya persediaan berdasarkan persamaan tingkat atau titik equlibrium kurva biaya simpan dan biaya pesan (Divianto, 2011).

Metode EOQ mengasumsikan permintaan secara pasti dengan pemesanan yang dibuat secara konstan serta tidak adanya kekurangan persediaan. Hal ini pun dikemukakan oleh Rangkuti (2007) tentang asumsi yang harus dipenuhi dalam metode EOQ, yaitu:

1. Tingkat permintaan datang secara konstan, berulang-ulang dan diketa
2. Tidak diperbolehkan terjadinya kehabisan persediaan
3. Bahan yang dipesan dan diproduksi pada satu waktu
4. Biaya pemesanan setiap unit adalah konstan
5. Barang yang dipesan tunggal

Tetapi dalam kenyataannya asumsi-asumsi di atas tidak dapat dipenuhi semuanya, karena kondisi dan keadaan yang terkadang bisa terjadi tiba-tiba. Oleh karena itu metode EOQ mengalami pengembangan yang disesuaikan dengan kondisi dan keadaan dari perusahaan itu sendiri.

EOQ adalah pendekatan tradisional untuk pengelolaan persediaan. Dengan tujuan jumlah pesanan optimal minimalisasi biaya pemesanan, penggudangan, dan kekurangan persediaan sehingga produksi tidak terganggu. Dengan pendekatan ini, jumlah order optimal dihitung dengan meminimumkan jumlah biaya-biaya sebagai berikut:

• Ordering costs / replenishment costs
  Biaya yang dikeluarkan dalam mempersiapkan dan memproses pesanan pembelian serta dalam menerima dan memeriksa barang yang dibeli. Contoh biaya pemesanan termasuk gaji pegawai pembelian, telepon, dan alat tulis. Biaya Memesan naik sebagai entitas meningkatkan jumlah pembelian jumlah kecil. Jumlah biaya pemesanan ditambah biaya total tercatat sama dengan total biaya persediaan.
• Carrying costs / Holding costs
  Biaya-biaya yang berkaitan dengan penyimpanan atau penahanan (carrying) persediaan sepanjang  waktu  tertentu. Oleh  karena itu,  biaya  penyimpanan juga mencakup biaya yang berkaitan dengan  gudang, seperti biaya asuransi, staffing tambahan, dan pembayaran bunga.

Komponen–komponen holding costs adalah:

1. Capital Costs
   Biaya  ini  timbul  karena  hilangnya  kesempatan  penggunaan  modal  untuk pembelian aset–aset lain yang lebih menguntungkan bagi perusahaan.
2. Pajak
   Pajak ini dikenakan terhadap barang yang disimpan.
3. Asuransi
   Merupakan biaya  yang  dikeluarkan  untuk  menanggung  resiko  kerusakan barang yang disimpan.
4. Obsolescence
   Merupakanpenyusutan kualitas dari produk yang disimpan.
5. Storage
   Meliputi biaya  yang  dikeluarkan  untuk  fasilitas–fasilitas  penyimpanan barang.

• Stockout costs / Shortage costs
  Biaya yang harus dikeluarkan sebagai konsekuensi kekurangan atau kelangkaan persediaan. biaya kelangkaan atau shortage costs terjadi apabila jumlah stok yang ada tidak dapat memenuhi permintaan. Akibat terjadinya stockout, kepercayaan konsumen menjadi berkurang atau hilang. Kerugian ini bersifat intangible yang menyebabkan stockout cost sulit untuk dihitung.

Rumus EOQ juga digunakan untuk menghitung reorder point, yaitu tingkat persediaan saat pemesanan harus dilakukan. Reorder point berdasar waktu pengiriman dan tingkat persediaan aman mengatasi fluktuasi permintaan.

http://repository.upi.edu/6299/6/S_MTK_0900409_Chapter3.pdf

http://sigitpamungkas.com/wp-content/uploads/2012/03/Week-7-Seminar-1-Siklus-Pengeluaran.pdf

https://rosyarachmania.wordpress.com/2015/01/26/4-4-metode-economic-order-quantity-eoq/

4.3 FORMULIR ATAU DOKUMEN YANG DIGUNAKAN PADA SIKLUS PENGELUARAN

Dokumen Yang Biasa Digunakan dalam Transaksi Siklus Pengeluaran:

1. Check, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada bank.
2. Check Summary, yaitu laporan tentang ringkasan check yang telah dikeluarkan dalam suatu periode.
3. Cash Disbursement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran cek untuk penjual atau pihak lain yang digunakan untuk memasukkan ke dalam rekening utang dagang dan buku besar.
   
4. Cash Disbusement Juornal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap pengeluaran cek untuk pihak lain.
   

https://www.scribd.com/doc/113568658/Auditing-Siklus-Pengeluaran

https://rosyarachmania.wordpress.com/2015/01/26/4-3-formulir-atau-dokumen-yang-digunakan-pada-siklus-pengeluaran/

 

4.2 BAGIAN YANG TERKAIT DAN FUNGSI PADA SIKLUS PENGELUARAN

A. Fungsi yang terkait dengan proses pembelian

1. Gudang/Bagian Lain
   Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bagian penerimaan, kemudian bagian gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bagian pembelian.
2. Pembelian
   Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bagian penerimaan dan bagian hutang dagang.
3. Penerimaan
   Bagian penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bagian penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bagian gudang untuk meminta  persetujuannya.
4. Hutang Dagang
   Bagian hutang dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan ke dalam jurnal dan buku besar.
5. Kasir/Pembayaran
   Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bagian hutang dagang, bagian kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

B. Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
   Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi  pencatatan  utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan
2. Fungsi pencatatan utang
   Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3. Fungsi keuangan
   Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur
4. Fungsi akuntansi biaya
   Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
5. Fungsi akuntansi umum
   Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
6. Fungsi audit intern
   Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
7. Fungsi penerimaan kas

https://rosyarachmania.wordpress.com/2015/01/26/4-2-bagian-yang-terkait-dan-fungsi-pada-siklus-pengeluaran/

http://rooswhan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/2895/SIKLUS+PENGELUARAN.doc

https://www.scribd.com/doc/113568658/Auditing-Siklus-Pengeluaran

4.1 DEFINISI SIKLUS PENGELUARAN

A. Definisi Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan informasi yang berhubungan dengan:

• Pembelian barang dan jasa dari para pemasok (supplier)
• Pengeluaran kas untuk membayar utang

Menurut Marshall B Roomney siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Diagram Konteks Siklus Pengeluaran

 B. Tujuan Siklus Pengeluaran

• Meminimalkan biaya
• Memperoleh dan memelihara persediaan
• Memperoleh dan memelihara perlengkapan dan berbagai layanan yang dibutuhkan perusahaan

C. Tiga Fungsi Dasar SIA dalam Siklus Pengeluaran

• Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis
• Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan
• Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi

 D. Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

• Memesan barang, perlengkapan dan layanan
• Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan layanan
• Membayar barang, perlengkapan dan layanan

 => Informasi mengalir ke dalam siklus pengeluaran dari siklus lain yaitu:

• Siklus pendapatan, siklus produksi, gudang persediaan, dan berbagai departemen menyediakan informasi tentang kebutuhan barang dan bahan baku.

=> Informasi juga mengalir dari siklus pengeluaran:

• Ketika barang dan bahan baku datang, siklus pengeluaran memberikan informasi ke pihak-pihak yang memerlukan.
• Informasi juga diberikan kepada siklus buku besar dan pelaporan untuk penyusunan laporan internal dan laporan eksternal.

 https://rosyarachmania.wordpress.com/2015/01/26/4-1-definisi-siklus-pengeluaran/

http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Diana%20Rahmawati,%20M.Si./SIA%20Bab%2012.pdf  

http://sigitpamungkas.com/wp-content/uploads/2012/03/Week-7-Seminar-1-Siklus-Pengeluaran.pdf