4. PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

4.1. Pendekatan Sistem 

Masalah yang ditemukan dalam sebuah organisasi saat ini semakin kompleks dan membutuhkan pemecahan masalah yang tepat. Mulai dari masalah yang sederhana hingga yang kompleks, semua harus diselesaikan secara tepat. Namun, dalam pelaksanaannya memecahkan masalah bukanlah sebuah perkara mudah. Dalam hal ini teknologi melalui sebuah sistem yang dirancang manusia dapat memberikan alternatif pemecahan masalah yang tepat dan cepat. Hal ini dapat dilakukan dengan 3 usaha pendekatan sistematis yaitu :

I. Persiapan

Manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan.

II. Definisi

Manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian sistem menurut suatu urutan tertentu.

III.Solusi

Manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasi, memilih yang terbaik, menerapkannya dan membuat tindak lanjut utk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.

PEMBAHASAN

1. Pemahaman Dasar Pemecahan Masalah dan Pembuatan Keputusan

·         Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa.

·         Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya

·         Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.

·         Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tsb.

·         Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan

·         Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternative

Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala

a.    Kendala intern dapat berupa SD yg terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yg kurang memenuhi syarat, dll.

b.    Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

2.  Tahapan Pemecahan Masalah dengan Pendekatan Sistem

a.    Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi system

b.    Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya

c.    Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

·         Usaha persiapan
3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

·         Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya utk mencari solusi (pemahaman masalah)
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu

·         Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

3.  Faktor Manusia yang Memengaruhi Pemecahan Masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

a.    Merasakan masalah (problem solving styles)
Manajer dpt dibagi dlm 3 kategori dasar dlm hal gaya merasakan masalah mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

b.    Penghindar masalah (problem avoider)

Manajer mengambil sikap positifØ & menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.

c.    Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalahØ juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

d.    Pencari masalah (problem seeker)

Manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya. Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)
Manajer dpt menunjukkan salah satu dari 2 gaya mengumpulkan informasi atau sikap thd total volume informasi yg tersedia :

Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikutiØ management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

 Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihatü semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

e.    Menggunakan informasi (information-using styles)
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

f.    Gaya sistematik (systematic style)

Mmanajer memberi perhatian khususÈ untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

g.    Gaya intuitif (intuitive style)

Manajer tidak lebih menyukai suatuÈ metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

KESIMPULAN

Pemecahan masalah secara sistematis adalah sebuah proses logis yang didukung oleh fakta dan bukti yang ada. Sebelum seseorang memecahkan masalah, sebaiknya kita mengetahui apa penyebab dan mengenali sebuah masalah, atau dengan kata lain kita membutuhkan analisa masalah tersebut secara mendalam. Hal yang harus dilakukan selanjutnya adalah menganalisi solusi yang terbaik dan mengambil keputusan.
Sumber:

http://radityakurnianto.wordpress.com/2012/11/16/bab-iv-pendekatan-sistem-dalam-memecahkan-masalah-dan-membuat-keputusan/

http://ichasdiaries.blogspot.com/2012/12/pendekatan-sistem-dalam-memecahkan.html